Dekker Accountants — 45% snellere jaarrekeningen dankzij AI

Dekker Accountants is een middelgroot accountantskantoor in Den Bosch met 18 medewerkers en zo'n 340 MKB-klanten. Het kantoor stond bekend om persoonlijk contact en gedegen werk, maar merkte dat de concurrentie op prijs toenam en klanten steeds meer advieswaarde verwachtten. RedCraft hielp hen die transitie versnellen.

De uitdaging

De jaarrekeningperiode — van januari tot en met juni — was elk jaar een marathon. Het team verwerkte in die maanden ruim 280 jaarrekeningen, grotendeels handmatig. Het proces zag er zo uit:

1. Gegevens opvragen bij de klant (gemiddeld 3 herinneringen nodig)
2. Data invoeren en controleren in het samenstellingspakket
3. Concept opstellen en intern reviewen
4. Correcties doorvoeren (gemiddeld 2,3 rondes per dossier)
5. Definitieve versie bespreken met de klant
6. Deponeren bij de KvK

Elke jaarrekening kostte gemiddeld 14 werkuren. Bij complexere dossiers liep dat op tot 25 uur. De foutgevoeligheid zat vooral in stap 2 en 3: handmatige data-invoer leidde tot tikfouten, en het controleren op RJ-compliance vergde veel aandacht.

Het gevolg: adviseurs zaten tot hun nek in het productiewerk en kwamen niet toe aan het strategische advies waar klanten eigenlijk om vroegen. "We waren een jaarrekeningfabriek geworden," gaf managing partner Sandra Dekker toe. "Terwijl onze klanten behoefte hadden aan een sparringpartner."

De oplossing

RedCraft ontwikkelde een AI-assistent specifiek voor het jaarrekeningproces, aansluitend op de bestaande software-omgeving van Dekker.

Geautomatiseerde data-extractie. Het systeem leest grootboekexports, bankafschriften en btw-aangiften automatisch in. Het herkent en categoriseert posten, signaleert afwijkingen ten opzichte van voorgaande jaren en vult het samenstellingsdossier grotendeels automatisch in. De accountant controleert en corrigeert waar nodig.

Compliance-check. Voordat een concept naar review gaat, controleert het AI-model op veelvoorkomende fouten en RJ-richtlijnen. Denk aan: ontbrekende toelichtingen, inconsistente cijfers tussen balans en resultatenrekening, verkeerde waarderingsgrondslagen. Het systeem geeft concrete meldingen, geen vage waarschuwingen.

Slimme klantcommunicatie. Het systeem genereert automatisch gepersonaliseerde verzoeken aan klanten voor ontbrekende stukken, met duidelijke uitleg waarom die nodig zijn. Na twee herinneringen escaleert het naar een belverzoek voor de accountant.

Adviesrapportage. Op basis van de jaarcijfers genereert het systeem een concept-adviesrapport met trends, ratio's en aandachtspunten. De adviseur gebruikt dit als startpunt voor het klantgesprek.

Implementatie duurde twaalf weken, waarvan vier weken training op geanonimiseerde historische dossiers.

De resultaten

Het eerste volledige jaarrekeningseizoen met het nieuwe systeem leverde indrukwekkende resultaten:

• 45% snellere doorlooptijd: van gemiddeld 14 uur naar 7,7 uur per jaarrekening
• 60% minder correctierondes: van 2,3 naar 0,9 gemiddeld per dossier
• 320 extra adviesuren per jaar vrijgemaakt voor het hele team
• Klanttevredenheid steeg naar 9,1 (was 8,3) door proactievere communicatie en inhoudelijker gesprekken
• 28% meer adviesopdrachten in het eerste kwartaal na implementatie

De besparing in productie-uren vertaalt zich naar een jaarlijkse waardecreatie van ruim €180.000 — deels in kostenreductie, deels in extra omzet uit advieswerk.

Wat de klant zegt

"Onze mensen zijn accountants geworden omdat ze goed zijn met cijfers én met mensen. Door AI het zware rekenwerk te laten doen, kunnen ze eindelijk doen waar ze het beste in zijn: klanten echt helpen met hun bedrijf. We leveren nu betere jaarrekeningen in minder tijd, en onze klantgesprekken gaan over de toekomst in plaats van over het verleden. RedCraft heeft ons kantoor toekomstbestendig gemaakt."

— Sandra Dekker, Managing Partner, Dekker Accountants