KliniCare Groep — 12 uur per week bespaard op zorgadministratie

KliniCare Groep runt vier fysiotherapiepraktijken in de regio Utrecht met in totaal 22 behandelaars. Goede zorg leveren is hun vak. Maar de administratieve last die erbij komt kijken, dreigde het plezier in dat vak te verpesten. RedCraft bracht daar verandering in.

De uitdaging

De Nederlandse zorgsector is berucht om zijn administratieve druk, en fysiotherapie is geen uitzondering. Elke behandelaar bij KliniCare besteedde gemiddeld anderhalf uur per dag aan taken die niets met patiëntenzorg te maken hadden: behandelverslagen schrijven, declaraties klaarzetten, afwijzingen van zorgverzekeraars afhandelen en communicatie met verwijzers.

Dat zijn per praktijk zo'n 30 uur per week die niet naar patiënten gaan. Concreet betekende dit langere wachttijden, kortere behandelingen en gefrustreerde therapeuten. "Mijn mensen zijn opgeleid om mensen beter te maken, niet om formulieren in te vullen," vertelde praktijkhouder Marleen de Vries.

Specifiek speelden drie problemen:

1. Verslaglegging kostte te veel tijd. Behandelaars typten na elke sessie handmatig hun notities uit — vaak aan het eind van de dag, waardoor details verloren gingen.
2. Declaratiefouten leidden tot afwijzingen. Zo'n 15% van de declaraties werd afgewezen door zorgverzekeraars vanwege onjuiste codes of ontbrekende informatie. Elke afwijzing kostte 20 minuten om te herstellen.
3. Communicatie met verwijzers was traag. Brieven naar huisartsen werden handmatig opgesteld, wat leidde tot vertragingen van soms twee weken.

De oplossing

RedCraft ontwikkelde een AI-assistent die op drie fronten de administratielast aanpakte, volledig geïntegreerd met het bestaande EPD-systeem (elektronisch patiëntendossier) van KliniCare.

Spraakgestuurde verslaglegging. Behandelaars spreken tijdens of direct na de sessie hun bevindingen in via een app. Het AI-model zet de spraak om naar gestructureerde behandelverslagen in de juiste medische terminologie, gekoppeld aan de juiste patiënt en behandelcode. De therapeut controleert en accordeert — gemiddeld kost dat nog 2 minuten in plaats van 12.

Slimme declaratieverwerking. Het systeem controleert elke declaratie automatisch op veelvoorkomende fouten voordat deze wordt ingediend: ontbrekende verwijscodes, verkeerde behandelcombinaties, verlopen machtigingen. Bij een potentieel probleem krijgt de behandelaar een melding met een concreet voorstel voor correctie.

Geautomatiseerde verwijzerscommunicatie. Op basis van het behandelverslag genereert het systeem een conceptbrief voor de verwijzend huisarts. De behandelaar past aan waar nodig en verstuurt met één klik.

De uitrol gebeurde praktijk voor praktijk over acht weken, zodat elk team persoonlijke begeleiding kreeg bij de overgang.

De resultaten

Na drie maanden gebruik in alle vier de praktijken:

• 12 uur per week bespaard per praktijk aan administratieve taken
• 35% snellere declaratieverwerking: van gemiddeld 4 dagen naar 2,5 dag tot uitbetaling
• 78% minder declaratie-afwijzingen: van 15% naar 3,3%
• 6 extra patiënturen per week per praktijk — direct omzeteffect
• Medewerkerstevredenheid steeg met 28% in het kwartaalonderzoek

Op jaarbasis betekent dit ruim €95.000 aan teruggewonnen productiviteit en vermeden administratiekosten voor de hele groep.

Wat de klant zegt

"Het voelde in het begin onwennig om tegen je telefoon te praten in plaats van te typen. Maar na twee dagen wilde niemand meer terug. Ik heb nu weer tijd om echt naar mijn patiënten te luisteren in plaats van in mijn hoofd al bezig te zijn met het verslag dat ik straks nog moet schrijven. RedCraft snapt dat technologie in de zorg geen doel op zich is — het moet de mens centraal houden."

— Marleen de Vries, Praktijkhouder, KliniCare Groep