Pragma Consultancy — 85% snellere onboarding door AI-kennisborging

Pragma Consultancy is een managementadviesbureau in Rotterdam met 32 consultants, gespecialiseerd in operationele transformaties voor middelgrote maakbedrijven. Hun kracht zit in diepgaande branchekennis en jarenlange klantrelaties. Maar die kracht was ook hun kwetsbaarheid. RedCraft hielp hen die kennis veiligstellen en toegankelijk maken.

De uitdaging

In 2024 vertrokken drie senior consultants bij Pragma — twee met pensioen, één naar een concurrent. Samen vertegenwoordigden ze 47 jaar ervaring en kennis over 68 klantrelaties. Het effect was direct voelbaar.

Kennisverlies bij vertrek. Projectaanpakken, klantvoorkeuren, branche-inzichten, contactpersonen en lessons learned — het zat allemaal in de hoofden van deze seniors. Delen ervan stonden verspreid in e-mails, PowerPoints en vergeten SharePoint-mappen. Maar een gestructureerde kennisbasis bestond niet.

Trage onboarding. Nieuwe consultants deden er gemiddeld 14 weken over om productief te worden op hun eerste project. Ze moesten zelf uitzoeken hoe dingen werkten, wie ze moesten spreken en welke aanpak bij welk type klant paste. Veel tijd ging verloren aan het opnieuw uitvinden van het wiel.

Inconsistente kwaliteit. Zonder gedeelde kennis ontwikkelden teams hun eigen werkwijzen. Klanten merkten het verschil wanneer ze een ander team kregen. De ene consultant leverde een strak transformatieplan, de andere begon van nul.

Zoektijd. Consultants besteedden gemiddeld 6 uur per week aan het zoeken naar informatie: eerdere voorstellen, referentiecases, methodieken, templates. Vaak vonden ze het niet en bouwden ze het opnieuw.

Managing partner Lisanne van Dijk besefte dat Pragma's waardevolste asset — kennis — nergens was vastgelegd.

De oplossing

RedCraft bouwde een AI-kennisplatform dat de collectieve intelligentie van Pragma vastlegt, structureert en doorzoekbaar maakt.

Kennisextractie. In de eerste fase interviewden we acht senior consultants via gestructureerde sessies. Het AI-systeem transcribeerde, categoriseerde en structureerde hun kennis in doorzoekbare artikelen. Daarnaast analyseerde het systeem vier jaar aan projectdocumentatie, voorstellen, evaluaties en e-mailverkeer om impliciete kennis expliciet te maken.

Intelligente kennisbank. Het resultaat is een doorzoekbare database van meer dan 2.400 kennisartikelen, georganiseerd rond klanten, branches, methodieken en projecttypen. Consultants stellen vragen in natuurlijke taal: "Welke aanpak werkte bij lean-transformaties in de voedingsindustrie?" en krijgen relevante antwoorden met bronverwijzingen.

Onboardingassistent. Nieuwe consultants krijgen een persoonlijk leerpad op basis van hun eerste projecttoewijzing. Het systeem selecteert relevante cases, methodieken en klantcontext en presenteert die in een logische volgorde. Een interactieve Q&A-functie laat hen dieper graven in specifieke onderwerpen.

Levende kennisbasis. Na elk project vult het team een korte evaluatie in. Het AI-systeem verwerkt deze automatisch tot geüpdatete kennisartikelen. Zo groeit de basis continu en blijft hij actueel. Consultants kunnen ook ad hoc inzichten toevoegen via spraak of tekst.

De implementatie duurde veertien weken — de langste van onze projecten, vanwege de uitgebreide kennisextractiefase.

De resultaten

Na acht maanden:

• 85% snellere onboarding: nieuwe consultants zijn nu productief in 2 weken in plaats van 14 weken
• 2.400+ kennisartikelen vastgelegd en doorzoekbaar, continu groeiend
• 6 uur per week per consultant bespaard aan zoektijd — dat is bij 32 consultants 192 uur per week
• Medewerkersretentie steeg met 18%: consultants voelen zich beter ondersteund en sneller competent
• Klanttevredenheid consistenter: de standaarddeviatie in NPS-scores daalde met 34%
• Hergebruik van methodieken steeg van 23% naar 71% — minder dubbel werk, hogere kwaliteit

Op jaarbasis vertegenwoordigt de tijdsbesparing alleen al een waarde van ruim €480.000 aan consultancy-uren.

Wat de klant zegt

"Toen Hans en Mariëtte met pensioen gingen, raakten we in paniek. 47 jaar ervaring die de deur uitloopt — dat kun je niet vervangen met een vacature. RedCraft heeft ons geholpen om die kennis te vangen voordat het te laat was. Nu heeft elke consultant in ons bureau toegang tot de collectieve wijsheid van het hele team. Onze nieuwste junior stelde vorige week een voorstel op waar ik als senior drie keer zo lang over had gedaan. Dat is de kracht van gedeelde kennis."

— Lisanne van Dijk, Managing Partner, Pragma Consultancy