Van der Berg Logistics — 67% snellere orderverwerking met AI

Van der Berg Logistics is een familiebedrijf uit Zwolle dat al drie generaties lang transport en warehousing verzorgt voor het MKB in Oost-Nederland. Met 45 medewerkers en een groeiend klantenbestand liep het bedrijf tegen de grenzen aan van hun handmatige werkprocessen. RedCraft hielp hen die muur te doorbreken.

De uitdaging

Het probleem was helder maar hardnekkig. Elke dag kwamen er zo'n 120 orders binnen via e-mail, telefoon en een verouderd webformulier. Twee medewerkers waren fulltime bezig om deze orders handmatig in te voeren in het WMS-systeem. Dat betekende zes uur per dag kopiëren, plakken en controleren — en toch slopen er fouten doorheen.

Gemiddeld bevatte 8% van de orders een invoerfout: verkeerde aantallen, verwisselde adressen, ontbrekende referentienummers. Elke fout kostte tijd om te herstellen en soms een ontevreden klant. Directeur Willem van der Berg zag zijn team vastlopen: "We groeiden, maar ons proces groeide niet mee. Elke nieuwe klant betekende meer druk op dezelfde mensen."

Daarnaast was er geen real-time inzicht in de orderstatus. Klanten belden regelmatig om te vragen waar hun zending bleef, wat het team nog verder belastte.

De oplossing

RedCraft ontwikkelde een AI-gedreven orderverwerking die naadloos integreert met het bestaande WMS van Van der Berg. De oplossing bestaat uit drie componenten:

Slimme e-mailverwerking. Een AI-model leest binnenkomende order-e-mails, herkent relevante velden — artikelnummers, aantallen, afleveradressen, gewenste data — en vult deze automatisch in het WMS in. Bij twijfel markeert het systeem de order voor menselijke controle in plaats van te gokken.

Gestandaardiseerde intake. Telefoonorders worden nu vastgelegd via een gestructureerd digitaal formulier dat het team invult tijdens het gesprek. Het formulier valideert direct op volledigheid en consistentie.

Klantportaal met live tracking. Een eenvoudig dashboard waarop klanten hun orderstatus kunnen volgen zonder te bellen. Gekoppeld aan de scan-momenten in het warehouse.

De implementatie duurde zes weken. De eerste twee weken richtten we ons op data-analyse en het trainen van het AI-model op historische orders. Daarna volgden vier weken bouwen, testen en bijschaven — samen met het team dat dagelijks feedback gaf.

De resultaten

De cijfers spreken voor zich. Binnen drie maanden na livegang:

• 67% snellere orderverwerking: van gemiddeld 12 minuten naar 4 minuten per order
• 94% minder invoerfouten: van 8% foutpercentage naar 0,5%
• 30 uur per week vrijgemaakt: het team besteedt die tijd nu aan klantrelaties en procesverbetering
• 42% minder telefonische statusvragen: klanten checken het portaal zelf
• ROI binnen 4 maanden: de investering was terugverdiend voordat het eerste kwartaal om was

Het team van Van der Berg kan nu 180 orders per dag verwerken zonder extra personeel — 50% meer capaciteit dan voorheen.

Wat de klant zegt

"Ik was sceptisch. AI, dat klinkt als iets voor grote jongens met diepe zakken. Maar RedCraft liet zien dat het ook voor ons werkt. Praktisch, betaalbaar, en het doet gewoon wat het moet doen. Mijn mensen zijn blij omdat ze niet meer de hele dag zitten te kopiëren, en mijn klanten zijn blij omdat ze weten waar hun spullen zijn. Dat had ik vijf jaar geleden moeten doen."

— Willem van der Berg, Directeur, Van der Berg Logistics